Almennt um gerð ferilskrár 

Ferilskrá er nauðsynlegt tæki fyrir fólk í leit að atvinnu til þess að koma sjálfum sér á framfæri á árangursríkan hátt. Vel uppsett og vönduð ferilskrá eykur líkurnar á viðtali við atvinnurekanda til muna.

 

Það er í rauninni ekkert rétt og rangt við gerð ferilskrár og getur hver ferilskrá verið eins misjöfn og mennirnir eru margir. Hins vegar getur verið gott að fara eftir nokkrum grundvallarreglum við gerð hennar til þess að koma nauðsynlegum upplýsingum á framfæri á skýran og greinagóðan hátt. Ferilskrá á að vera vel uppsett, hnitmiðuð og skýr þannig að auðvelt sé að leita að nauðsynlegum upplýsingum. Jafnvel þó að það sé freistandi að hafa ferilskrána frumlega og jafnvel á litríkum pappír til þess að gera hana sem mest áberandi, þá er best að halda sig við svart letur á hvítum pappír.

 

Nauðsynlegt getur verið að aðlaga ferilskrána fyrir hvert starf sem sótt er um ef ætlunin er að sækja um mismunandi störf. Slíkt gerir  kleift að leggja áherslu á ákveðna hæfileika, reynslu og/eða persónuleika einkenni sem að umrætt starf krefst. Í all flestum tilvikum er mögulegt að sjá eftir hverju atvinnurekandi er að leitast eftir í starfsauglýsingu viðkomandi starfs en einnig er mjög gott að kanna viðkomandi fyrirtæki svo öruggt sé að rétt áhersla sé lögð í ferilskrána. Þegar um sérhæfð störf er að ræða tíðkast að senda tvískipta atvinnuumsókn, annars vegar ferilskrána sjálfa og hins vegar svokallað kynningarbréf. Með kynningarbréfi er hægt að koma nánari upplýsingum til skila eins og til dæmis hvers vegna viðkomandi sækist eftir tilteknu starfi. Í kynningarbréfinu er einnig hægt að leggja frekari áherslu á þá þætti sem umsækjandi hefur og telur að geti nýst fyrirtækinu.

 

Ferilskrá ætti að innihalda eftirfarandi atriði:

 

 1. Persónulegar upplýsingar

 

Nauðsynlegar upplýsingar sem ættu að vera í öllum ferilskrám eru nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang og kennitala. Einnig er algengt að tiltaka hjúskaparstöðu. Aðrar upplýsingar eins og þjóðerni eru stundum viðeigandi en ekki nauðsynlegar.

 

2. Starfsreynsla

 

Taktu fram nýjustu upplýsingarnar fyrst starfið sem þú ert í eða gengdir síðast og síðan koll af kolli þau störf sem þú hefur gengt þar á undan. Lýstu starfsreynslu þinni í stuttum en hnitmiðuðum setningum og með jákvæðum tón. Taktu einnig fram almenna reynslu sem þú fékkst í síðasta eða núverandi starfi.

 

3. Menntun

 

Eins og með starfsreynsluna er heppilegast að byrja á því að tilgreina það nám sem síðast var lokið við og svo koll af kolli þá menntun sem þú hefur aflað þar á undan. Umsækjendur sem að hafa nýlokið námi geta tekið menntunina fram á undan starfsreynslunni.

 

4. Önnur kunnátta

 

Hér er gott að koma á framfæri bæði tungumála kunnáttu sem og tölvukunnáttu. Einnig er hægt að taka fram ýmis styttri námskeið eða aðra kunnáttu sem gæti verið nauðsynleg fyrir tiltekið starf sem sótt er um.

 

5. Áhugamál

 

Taktu fram þau áhugamál eða tómstundir sem þú sinnir utan hins hefðbundna vinnudags. Með þessum upplýsingum eru umsækjendur að gefa atvinnurekanda nánari mynda af því hvernig persóna umsækjandinn er. Ekki ofgera þessum hluta til dæmis með því að gera ítarlegan lista af áhugamálum til þess að breiða yfir skort á starfsreynslu.

 

 

6. Meðmæli

 

Algengast er að taka fram 2 – 3 meðmælendur. Mikilvægt er að nöfn þeirra, símanúmer, fyrirtæki og staða innan fyrirtækis komi fram. Umsækjendur sem nýlega hafa lokið námi geta nefnt kennara úr náminu sínu. Einnig er mikilvægt að meðmælendur séu spurðir um leyfi áður en nöfn þeirra eru sett á ferilskrána.

 

Við gerð ferilskrár er einnig gott að hafa eftirfarandi atriði í huga 

 

 

  • Notaðu jákvæðan tón með öruggu yfirbragði.
  • Einbeittu þér að því sem þú hefur áunnið en ekki að ábyrgðinni sem þú hefur haft. Taktu til dæmis dæmi ef sölutölur hafa aukist, þú hafir unnið til verðlauna o.s.fr. Ekki endurskrifa starfslýsinguna.
  • Reyndu að draga fram reynslu og hæfileika sem mest eru viðeigandi fyrir tiltekið starf til þess að halda atvinnurekandann áhugasömum um þig.
  • Vertu nákvæmur og hugaðu frekar að gæði ávinninga þinni frekar en magni þeirra.
  • Taktu fram aðra hæfileika sem gætu gert þig að áhugaverðari kosti heldur en aðrir umsækjendur, til dæmis tungumála kunnátta, tölvukunnátta og önnur sérhæfð kunnátta.
  • Ekki hafa ferilskrána lengri heldur en tvær blaðsíður. Einungis stjórnendur með mikla og langa reynslu ættu að hafa lengri ferilskrá.
  • Forðastu stafsetningarvillur og innsláttarvillur. Ef um er að ræða mjög marga umsækjendur er auðvelt að útiloka strax þær ferilskrár sem innihalda slíkar villur.
  • Fáðu álit hjá einhverjum sem þú þekkir og treystir vel til að gefa þér góð ráð.
  • Ekki skilja eftir tímabil í ferilskránni þar sem þú útskýrir ekki hvað þú hafðir fyrir stafni,  atvinnurekandi gæti búist við hinu versta.
  • Ekki segja ósatt. Margir atvinnurekendur sannprófa upplýsingarnar sem þú lætur í ferilskrána.
  • Ekki taka fram öll eins dags námskeið sem þú hefur farið á yfir ævina. Ef námskeiðin hins vegar tengjast umræddu starfi er um að gera að setja það með.

 

Að lokum

 

Ferilskráin er fyrsti en jafnframt einn mikilvægasti hlekkurinn í atvinnuleitinni. Ef ferilskráin er illa uppsett og illa unnin er litlar líkar á því að komast í viðtal og þar með lítil von um vinnu. En mundu að hún er einungis fyrsta skrefið í ferlinu og nauðsynlegt tæki til þess að fá viðtal en hún landar ekki sjálfu starfinu. Eftir að umsækjandi hefur komist í viðtal er það undir honum sjálfum komið að sannfæra atvinnurekandann um að hann sé rétti aðilinn í starfið. 

 

Sjá einnig “undirbúningur fyrir atvinnuviðtal”.

 

 

 

Að vera ,,diplómatískur” er skilgreint sem „hæfileiki til þess að eiga góð og lipur samskipti við fólk“.  Auðvitað eigum við að vera ,,diplómatísk” í öllum okkar persónulegu eða viðskiptalegu samskiptum, en þegar að starfsuppsögn kemur er nærgætnin sérlega mikilvæg. Heimurinn okkar er nefnilega minni en við höldum og á tímum samruna og sameiningar fyrirtækja er mikilvægt að brenna ekki brýr að baki sér. Við starfsuppsögn er sannarlega ekki rétt að láta í ljós álit þitt á samstarfsfélögum og/eða yfirmanni, og alls ekki rétti tíminn til að deila með vinnufélögum því sem þér mislíkar í starfsumhverfinu. Ykkar leiðir gætu alltaf legið saman aftur og vinnufélaginn gæti jafnvel orðið yfirmaður þinn einhvern daginn.

Eftirfarandi eru nokkur atriði sem vert er að hafa í huga áður en þú segir starfi þínu lausu, sem og ef þú hefur fengið uppsögn í starfi.

1. Vertu ávallt faglegur og hógvær þegar að þú tilkynnir uppsögn eða ætlun þína að yfirgefa fyrirtæki.

2. Tilkynntu yfirmanni þínum fyrstum ætlun þína, síðar getur þú tilkynnt nánustu samstarfsaðilum, en eðlilegra er þó að yfirmaður þinn kynni þessar breytingar t.d. á næsta starfsmannafundi. 

3. Ekki raupa um nýju stöðuna, við núverandi samstarfsaðila, launin, skrifstofuna eða fyrirtækjabílinn. Þakkaðu þeim fremur fyrir stuðning og vináttu og fáðu hjá þeim símanúmer til að viðhalda sambandi.

4. Skrifaðu faglegt uppsagnarbréf. Ekki er þörf á löngum útskýringum, það er einfaldlega nóg að útskýra uppsögn með löngun til að uppfylla önnur áhugamál og tækifæri. Sama hvort þér hefur líkað vel í starfi eður ei uppsagnarbréf ætti alltaf að vera virðingarfullt bréf um ætlun þína að yfirgefa fyrirtækið.

5. Segðu upp starfinu með fyrirvara svo að vinnuveitandinn hafi tíma til að gera ráðstafanir um endurráðningu í stöðu þína. Hérlendis er algengast að uppsagnarfrestur sé þrír mánuðir. Semdu við núverandi og framtíðar vinnuveitanda um dagsetningu, sem hentar báðum.

 6. Ágætt er að benda yfirmanni á aðila, innan fyrirtækisins, sem þú þekkir og virðir er gætu hugsanlega komið til greina sem eftirmaður þinn.

7. Ljúktu við starfið, ekki skilja við hálfkláruð verkefni. Gerðu lista yfir þau verkefni sem ljúka þarf áður en þú hættir.

8. Ekki skilja við skrifborðið eða skrifstofuna í óreiðu. Áætlaðu þér góðan tíma til að skipuleggja og gerðu gögnin þín aðgengileg fyrir eftirmann þinn.

9. Sjálfsagt er að þú þjálfir eftirmann þinn, sem kynni að kalla á að þú hafir viðveru hjá fyrirtækinu í nokkrar klukkustundir á dag, eftir að þú hættir, eða að þú veitir viðkomandi upplýsingar símleiðis.

10. Vertu virkur starfskraftur og leggðu þitt af mörkum fram á síðasta dag, forðastu slugsahátt, gerðu þitt besta og skildu eftir góða minningu í huga yfirmanns og samstarfsmanna.

11. Ekki tala illa um fyrirtækið og forðastu þá samstarfsmenn, sem smita frá sér óánægju.  Skildu vel við þig og yfirgefðu starfið þitt á virðingarverðan hátt.

12. Notaðu uppsagnarviðtalið þitt vel, vertu yfirvegaður og mundu að þetta er ekki rétti tíminn til að hreyta ónotum í yfirmann þinn eða yfirmann hans, burtséð frá ákvörðun þinni. Ef þú hefur ekki áður rætt óánægju þína í sambandi við vinnuaðstæður eða annað í starfsumhverfinu þá er það ekki viðeigandi nú.

13. Semdu um viðskilnað þinn á skynsamlegan hátt, ekki vera of gráðugur eða kröfuharður. Spurðu kurteisislega um hvaða laun og hlunnindi þú átt rétt á t.d. varðandi ógreitt orlof eða hlutfall af bónusum.

14. Skildu eigur fyrirtækisins eftir, fjarlægðu ekki t.d. lauslega hluti af skrifborði, sem þú ekki hefur lagt til sjálfur, sýndu eigum vinnuveitandans virðingu.

Að lokum, ef þér hefur verið sagt upp í starfi gilda framangreind ráð að sjálfsögðu einnig.

Það er mikilvægt að koma vel fyrir í fyrsta viðtali.  Góður undirbúningur endurspeglar vinnuaðferðir þínar. Eftirfarandi eru nokkur atriði sem ágætt er að hafa í huga þegar farið er í atvinnuviðtal.

Lærðu að þekkja sjálfa(n) þig

Í viðtali er mikilvægt að tala af öryggi um hæfileika þína, þekkingu og reynslu.  Gefðu þér tíma til að skoða þá styrkleika þína sem nýtast í starfi og tengdu þá við það starf, sem þú hefur áhuga á.  Það er mikilvægt að þú hafir réttu svörin á reiðum höndum ef spurt er.

Ekki gleyma að vinnuveitandinn hefur jafnframt áhuga á að vita til hvers þú ætlast á nýjum starfsvettvangi.  Búast má við spurningum, sem ætlaðar eru til ákvörðunar, um hvort þú og þínar væntingar henti þeirri stöðu sem sótt er um og hvort passi inn í menningu fyrirtækisins.

Aflaðu upplýsinga um fyrirtækið

Kannaðu fyrirtækið, vörur þess og/eða þjónustu.  Skoðaðu heimasíðu fyrirtækisins og lestu umfjöllun í m.a. fjölmiðlum ef þess er kostur. Góður undirbúningur gerir þig öruggari í tilsvörum.

Skrifaðu niður spurningar

Skrifaðu hjá þér þær spurningar, sem koma upp í hugann um starfið og fyrirtækið.  Spurningar þínar eru ekki síður mikilvægar en spurningar vinnuveitanda og sýna áhuga þinn fyrir umræddu starfi.  Ekki gleyma þó að það er vinnuveitandinn sem stjórnar viðtalinu.

Algengar spurningar í atvinnuviðtölum

Algengustu spurningarnar, sem notaðar eru í atvinnuviðtölum eiga að gefa vinnuveitanda svör við því hvort umsækjandinn henti í starfið.  

Sem dæmi:

Hvað telur þú þig hafa umfram aðra umsækjendur í starfið, reynslulega séð ?  Það búa allir yfir ákveðinni reynslu og þekkingu.  Þú þarft að benda á þá reynslu, sem á hvað best við þær hæfniskröfur, sem farið er fram á í viðkomandi starfi. Vinnuveitandinn vill vera fullviss um að þú valdir starfinu og eigir auðvelt með að samlagast starfsumhverfinu.

Af hverju hefur þú áhuga á þessu starfi ? Notaðu þær upplýsingar, sem þú hefur aflað þér um fyrirtækið og starfið og sýndu skilning á þeim kröfum sem gerðar eru.  Sýndu áhuga með að spyrja spurninga um starfið og fyrirtækið. 

Hvernig lýsir þú sjálfum(ri) þér ? Leggðu áherslu á jákvæða hæfileika og kunnáttu, sem tengist starfinu.  Forðastu að tala um neikvæða reynslu nema spurt sé. Haltu þig við þína styrkleika og þá reynslu sem þú getur lagt fram í starfið. Talaðu skýrt og mundu að öruggt fas endurspeglar gott sjálfstraust.

Hverjir eru kostir þínir ? Svaraðu af hreinskilni og nefndu jákvæða eiginleika þína hvort sem er í starfi og/eða sem persóna. Gott og þægilegt viðmót virkar örvandi á viðmælanda.

Hverjir eru gallar þínir ? Svaraðu á jákvæðan hátt og bentu á jákvæðar hliðar veikleikanna eða bentu á hvaða skref þú hafir tekið til að vinna á og bæta úr. Öll höfum við okkar veikleika.

Vertu snyrtilega til fara

Hvort sem þú ert "fagmannlega" eða frjálslega klædd(ur), leggðu þig fram við að vera snyrtileg(ur).  Heilsaðu með handabandi og kveddu á sama hátt í lok viðtals.

Það sem hafa skal meðferðis í viðtali:

* Auka eintök af ferilskránni og fylgigögnum s.s. prófgögn til öryggis.   

* Blað og penna svo þú getir punktað niður minnisatriði.  

* Spurningar tiltækar á minnsblaði, sem þú hefur undirbúið og varða starfið og fyrirtækið.   

Að lokum, gangi þér vel í viðtalinu!